Dla zachowania terminu złożenia oświadczenia woli nie ma znaczenia data stempla pocztowego

Funkcjonowanie na rynku każdego przedsiębiorcy wiąże się z prowadzeniem korespondencji  ,zarówno z różnego rodzaju urzędami, jak i kontrahentami. Gromadzenie stosownej dokumentacji jest koniecznością, a zarazem obowiązkiem przedsiębiorców. W praktyce okazuje się jednak, że formalne pisma nie zawsze są dla wszystkich jasne. Bywa, że wynikają z tego pewne problemy.

Przedsiębiorcy działający bez wsparcia kancelarii prawnej często mylą zachowanie terminu złożenia oświadczenia woli na płaszczyźnie cywilistycznej z zachowaniem terminu na płaszczyźnie sądowej czy też administracyjnej.

Kiedy termin uważa się za zachowany?

Zgodnie z art. 57 § 5 pkt 1 kodeksu postępowania administracyjnego termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Oznacza to, że składając odwołanie od decyzji administracyjnej, miarodajna dla zachowania terminu będzie data nadania tego odwołania w polskiej placówce pocztowej. Podobnie sytuacja będzie wyglądała na płaszczyźnie sądowej, w oparciu o przepisy kodeksu postępowania cywilnego czy też kodeksu postępowania karnego. Przykładem może być: składanie pozwu lub różnego rodzaju środków zaskarżenia przewidzianych w tych procedurach.

O ile w przypadku składania pism procesowych lub urzędowych, o których mowa powyżej, dla zachowania terminu miarodajna jest data stempla pocztowego, o tyle sytuacja wygląda zupełnie inaczej na płaszczyźnie handlowej czy też cywilistycznej.

O czym należy pamiętać, rozwiązując umowę handlową

Każdy przedsiębiorca zawiera z kontrahentami różnego rodzaju umowy handlowe. Do takich umów należą np. umowy świadczenia usług czy ramowe umowy zakupu. W pewnych sytuacjach powstaje konieczność rozwiązania takiej umowy (np. złożenie wypowiedzenia). Przedsiębiorcy muszą wówczas pamiętać, że skuteczność takiego oświadczenia badana będzie nie w kontekście nadania go listem poleconym w placówce pocztowej, ale w kontekście otrzymania takiego oświadczenia przez adresata (lub też stworzenia możliwości takiego otrzymania). Zgodnie bowiem z art. 61 § 1 kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Skuteczne oświadczenie woli

Przedsiębiorca, chcący  dokonać wypowiedzenia umowy handlowej za pośrednictwem poczty polskiej, musi zatem odpowiednio ocenić sytuację. Ważne jest bowiem oszacowanie czasu, jaki musi  upłynąć od nadania listu do jego doręczenia. W celu doręczenia takiego wypowiedzenia można skorzystać z różnych możliwości. Można posiłkować się jakiejkolwiek firmą kurierską lub doręczeniową (nie ma konieczności korzystania z usług poczty polskiej). Możliwe jest również bezpośrednie złożenie takiego pisma np. w biurze podawczym kontrahenta jego siedziby, jeżeli takowe posiada.

Kiedy przyjmuje się, że adresat zapoznał się z treścią oświadczenia? Musiała ona dojść do niego w taki sposób, iż powzięcie o nim wiadomości stało się możliwe. Z punktu widzenia skuteczności oświadczenia woli nieistotne jest zatem, czy i kiedy adresat zapoznał się z jego treścią. Wystarczające jest, że oświadczenie woli doszło do niego w sposób stwarzający mu realną możliwość zapoznania się z jego treścią (por. wyrok SA z dnia 25 października 2012 r.; sygn. VI ACa 610/12). To nie jedyna sytuacja, w której uznaje się oświadczenie woli za skuteczne. Dzieje się tak również wtedy, gdy adresat mogąc zapoznać się z jego treścią, celowo tego nie uczynił, odmówił zapoznania się z nim lub z własnej woli nie podjął przesyłki pocztowej zawierającej to oświadczenie (por. wyrok SOKiK z dnia 1 grudnia 2010 r.; sygn. XVII AmC 1872/09).