Faktura elektroniczna

Dzisiejsza faktura nie jest już tym dokumentem, którym była jeszcze 10 czy 20 lat temu. Nastąpiła bowiem konieczność wprowadzenia pewnych udogodnień w wystawianiu faktur w celu usprawnienia obrotu gospodarczego. Takim udogodnieniem jest właśnie faktura elektroniczna.

W obrocie handlowym zdecydowana większość sprzedaży towarów bądź usług dokumentowana jest fakturami VAT. Oznacza to, że każda firma wystawia dziesiątki, a nawet setki faktur miesięcznie. Każda faktura trafia do kontrahenta drogą pocztową, co generuje dodatkowe koszty. Warto też dodać, że przesyłanie faktur listownie obarczone jest problemem terminowości doręczania faktur, a tym samym dokonywania ich płatności.

Nie ulega zatem wątpliwości, że dla usprawnienia obrotu gospodarczego faktura elektroniczna (e-faktura) stanowi po prostu idealne rozwiązanie.

Zgodnie z art. 2 pkt 32) ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura elektroniczna powinna zawierać te same dane co faktura papierowa. E-faktura nie musi natomiast zawierać podpisu (tak samo zresztą jak zwykła papierowa faktura). Generalnie wystawca faktury zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast integralność treści faktury polega na tym, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Tym samym najczęstszym formatem e-faktury będzie format plików PDF. Edytowalne formaty mogą bowiem nie zapewniać autentyczności i integralności treści faktury.

Zgoda nabywcy na e-faktury

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Oznacza to, że nabywca towarów bądź usług powinien wyrazić swoją zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną na wskazany przez niego adres e-mail. Ustawa o VAT nie precyzuje, jaką formę ma przyjąć taka zgoda. Warto jednak uzyskać w tym zakresie pisemną zgodę nabywcy.

Faktura elektroniczna – duplikat

Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT duplikat faktury może zostać wystawiony wyłącznie w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Z pewnością trudno sobie wyobrazić, aby faktura wysyłana w formie elektronicznej uległa zniszczeniu lub zaginęła. Może jednak dojść do utraty plików archiwizacyjnych lub korespondencji e-mail. W takiej sytuacji możliwe jest wystawienie duplikatu faktury elektronicznej