Jak założyć stowarzyszenie?

9 września 2020
hello world!

Załóżmy, że w Twojej głowie skonkretyzował się cel, na którego rzecz chcesz działać, zebrałeś grupę działaczy i jesteś gotowy do działania. Pozostaje tylko sformalizowanie swojej aktywności w formie stowarzyszenia. Jak założyć stowarzyszenie? Czy do założenia stowarzyszenia potrzeba dużej ilości pieniędzy?

Na początku…

Przypomnijmy sobie kilka podstawowych kwestii dotyczących stowarzyszeń. Oczywiście wśród nich wyróżniamy stowarzyszenia zwykłe i rejestrowe. Warto zaznaczyć, że to właśnie wybór stowarzyszenia rejestrowego wymaga od nas podjęcia działań rejestracyjnych. To właśnie tej procedurze będzie w dużej mierze poświęcony tekst.

Przeczytaj również:
Stowarzyszenie - wszystko, co warto o nim wiedzieć

Jak założyć stowarzyszenie –założyciele

Stowarzyszenia mogą założyć przede wszystkim obywatele polscy. Muszą oni posiadać także pełną zdolność do czynności prawnych oraz pełnię praw publicznych. Warto zaznaczyć, że małoletni, którzy nie ukończyli 16 lat, mogą należeć do stowarzyszenia w przypadku zgody swoich przedstawicieli ustawowych. Nie mogą jednak korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego. Podczas gdy młodzież w wieku 16-18 lat może już należeć do stowarzyszenia oraz korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego. Co ważne, w składzie zarządu stowarzyszenia to osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych muszą stanowić większość. Jeżeli natomiast jeden z organów stowarzyszenia składa się jedynie z małoletnich, to mają oni prawo wybierać i być wybierani do władz tego organu.

Cudzoziemcy

Cudzoziemiec, który nie jest zameldowany na terytorium Polski, ma możliwość uzyskania członkostwa stowarzyszenia, którego statut  to przewiduje. Natomiast cudzoziemcy posiadający zameldowanie w naszym kraju, mają już prawo tworzyć stowarzyszenia na takiej samej podstawie jak obywatele polscy.

Jak założyć stowarzyszenie – osoby prawne

Osoba prawna może być wyłącznie członkiem wspierającym stowarzyszenie. Ustawa nie określa jednak szczegółowo, czym charakteryzuje się „bycie członkiem wspierającym”. W związku z tym udział osób prawnych w działaniach stowarzyszenia powinien regulować statut. Co najmniej 3 stowarzyszenia są uprawnione do założenia związku stowarzyszeń (federacji). Założycielami i członkami takiego związku mają prawo być także inne osoby prawne, pod warunkiem jednak, że nie posiadają one celów zarobkowych. Osoby prawne, którym taki cel przyświeca, mogą być jedynie członkami wspierającymi.

Jak założyć stowarzyszenie –odpowiedni statut

Statut to podstawowy dokument każdego stowarzyszenia. Jest on niewątpliwie źródłem wielu cennych informacji. To po niego sięgamy w pierwszej kolejności, gdy chcemy dowiedzieć się czegoś więcej na temat stowarzyszenia. Szkic statutu powinien być przygotowany odpowiednio wcześniej przed zwołaniem zebrania założycielskiego. Wszyscy przyszli członkowie mieliby bowiem wówczas prawo do wglądu i wskazania swoich propozycji co do niego. Głosowanie za przyjęciem statutu oraz jego zatwierdzenie odbywa się natomiast na zebraniu założycielskim.

Jak założyć stowarzyszenie – zwołanie i przeprowadzanie zebrania założycielskiego

Na zebraniu założycielskim musi pojawić się co najmniej 7 osób. Zyskują oni status członków założycieli danego stowarzyszenia dzięki swojemu uczestnictwu w zebraniu. Ilość 7 osób jest wymagana, więc musimy być pewni, że wszystkie osoby dotrą na spotkanie.

Wcześniej należy pamiętać o kwestiach organizacyjnych. Najważniejszymi z nich są m.in. wybór miejsca i terminu zebrania, wyłonienie osoby, która poprowadzi zebranie, a także wskazanie osoby, która spisze protokół.

Przed zebraniem założycielskim przygotowujemy:

  • projekt statutu,
  • dokumenty:
    • lista członków założycieli z podstawowymi danymi (imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania, własnoręczny podpis,numer dowodu osobistego, PESEL),

Lista członków nie musi być gotowa przed zebraniem. W związku z tym można ją uzupełnić podczas spotkania z członkami. Ważne jest, by lista zawierała oświadczenia członków założycieli dot. posiadanego obywatelstwa oraz pełnej zdolności do czynności prawnych i pełni praw obywatelskich. Dokument należy przygotować w dwóch egzemplarzach. Składamy je w KRS. 

    • teksty uchwał, które muszą być obowiązkowo podjęte w trakcie zebrania:
  • powołanie stowarzyszenia – uchwała nr 1;
  • przyjęcie statutu – uchwała nr 2;
  • wybór zarządu – uchwała nr 3;
  • wyłonienie komisji rewizyjnej – uchwała nr 4.

Dodatkowo można podjąć uchwałę o wyborze komitetu założycielskiego – uchwała nr 5. Z uchwałami możemy postąpić na dwa sposoby. Uchwałę można bowiem wpisać od razu do protokołu zebrania lub dołączyć ją jako załącznik do tego protokołu. Wszystkie uchwały, które stanowią załączniki, podpisuje przewodniczący i protokolant (sekretarz). Powyższe dokumenty przygotowuje się w trzech egzemplarzach (dwa składamy do sądu, jeden z nich zostaje natomiast w dokumencie organizacji).

Na zebraniu założycielskim możemy wybrać także komitet założycielski. Istotne jest, że załatwienie formalności związanych z rejestracją stowarzyszenia jest obowiązkiem zarządu. To właśnie jego członkowie muszą wypełnić właściwe formularze oraz skompletować wymagane dokumenty i załączniki. Zarząd powinien też dopilnować stworzenia protokołu zebrania założycielskiego.

Jak założyć stowarzyszenie – rejestracja w KRS

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa się na urzędowych formularzach:

  • KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.,
  • KRS-WK – dot. zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu,
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej,
  • KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej i wpisania tym samym stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców; składamy go tylko wtedy, gdy organizacja chce rozpocząć tę działalność od razu po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń (w statucie musimy zawrzeć informacje dot. działalności gospodarczej).

Musimy pamiętać, że do KRS zgłaszane jest maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważającej działalności. Ze względu na to reszta (o ile jest więcej niż 10 przedmiotów działalności gospodarczej) prowadzona jest na podstawie zarejestrowanego statutu.

W formularzu KRS-W20 wpisujemy następujące informacje:

  • nazwa i wydział sądu,
  • rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowanie albo przerejestrowanie z innego rejestru),
  • określenie formy prawnej organizacji,
  • adres do korespondencji i ewentualnie dane pełnomocnika procesowego,
  • zasadnicza treść zgłoszenia (np. powstanie organizacji i przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby),
  • załączniki i dodatkowe dokumenty.

Wypełnianie formularza

Formularz należy wypełnić w języku polskim. Możemy to zrobić na trzy sposoby: na maszynie, komputerowo, odręcznie. Wypełniamy jedynie pola jasne, inne natomiast przekreślamy. Jest to bardzo ważne, ponieważ brak przekreślenia uznaje się za błąd formalny. Może to doprowadzić do zwrotu wniosku. W polach, w których widnieje możliwość wyboru, wstawiamy odpowiednio znak „X” w jednym z kwadratów. Oczywiście, trzeba dokładnie i uważnie wypełnić każdy formularz oraz przeczytać instrukcję.

Jakie dokumenty załączamy do wniosku rejestracyjnego nowego stowarzyszenia?

Podstawą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego są dokumenty, które odnoszą się do zdarzeń lub zmian związanych ze stowarzyszeniem. Ich obecność niejako warunkuje proces rejestracji organizacji. Ważne jest, by pamiętać o:

  • statucie stowarzyszenia (dwa egzemplarze podpisane przez zarząd),
  • protokole zebrania założycielskiego (dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza/ protokolanta zebrania),
  • liście członków założycieli (musi zawierać: imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, własnoręczny podpis, dwa egzemplarze),
  • podjętych na zebraniu uchwałach (wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza/protokolanta zebrania, o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej),
  • oświadczeniu członków zarządu o ich adresach do doręczeń.

Stowarzyszenie, które jednocześnie rejestruje działalność gospodarczą, dodatkowo załącza dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców, a także dowód dokonania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Co istotne, wszystkie składane do KRS dokumenty muszą być w formie oryginału lub kopii potwierdzonych przez notariusza. Nowe stowarzyszenie musi na pewno pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet w celach informacyjnych jest przesyłany (przez KRS) do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu).

Po uzyskaniu wpisu do KRS

Organizacja otrzymuje od razu po uzyskaniu wpisu w KRS numery REGON i NIP. Co ważne, stowarzyszenie nie ma obowiązku występować o to samodzielnie. Od tego momentu może już działać. Informacje o rejestracji w KRS, numerach REGON i NIP znajdziemy w rejestrze. Stowarzyszenia mogą same pobrać potrzebne odpisy KRS. Mają one moc dokumentu urzędowego. Organizacja w ciągu 21 dni od otrzymaniu wpisu do KRS musi natomiast złożyć formularz NIP-8 do właściwego dla jej siedziby urzędu skarbowego. Formularz ten zawiera dane uzupełniające (miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, wykaz rachunków bankowych, data powstania obowiązku płacenia składek, data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych, przeważający rodzaj działalności statutowej według PKD).

Kto podpisuje formularze o rejestrację nowego stowarzyszenia?

Od nowelizacji ustawy – Prawo o stowarzyszeniach w 2016 r. wszystkie składane formularze podpisuje cały zarząd stowarzyszenia.

Jak założyć stowarzyszenie – koszty rejestracji w KRS

Stowarzyszenie, które dokonuje zmian we władzach, nie poniesie żadnych opłat sądowych, związanych z dokonaniem zmian i aktualizacji tych danych w KRS. Co ciekawe, opłaty sądowe mają obowiązek zapłacić stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą. Należy podkreślić, że wpisy do KRS mogą być dokonywane wielokrotnie, ponieważ wpis jest obowiązkowy zarówno przy zarejestrowaniu organizacji, jak i po zgłaszaniu zmian np. w statucie. Wpis rejestracyjny jest natomiast wolny od opłat sądowych (art. 17 ust.4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach: „postępowanie w sprawach o wpis stowarzyszenia do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”).

Jak założyć stowarzyszenie zwykłe? – założyciele

W przeciwieństwie do stowarzyszenia rejestrowego, stowarzyszenie zwykłe charakteryzuje się prostszą procedurą rejestracyjną. Jeżeli chcemy założyć taki rodzaj stowarzyszenia, potrzebujemy grupy minimum 3 osób. Niewątpliwie, wszyscy członkowie tej grupy powinni spełniać ustawowe warunki, określone dla założycieli. Mowa tu o statusie osoby fizycznej, niepozbawieniu praw publicznych itp. Osoby te, zwane założycielami, zbierają się na zebraniu i decydują o założeniu stowarzyszenia, przyjęciu regulaminu oraz wyborze przedstawiciela/zarządu. Ponadto mogą wybrać dodatkowy organ, jakim jest komisja rewizyjna. Funkcjonowanie komisji rewizyjnej powinno wynikać oczywiście z zapisów regulaminu. Dobrą praktyką będzie spisanie protokołu zebrania założycielskiego, które obejmowałby wszystkie istotne kwestie. Na zebraniu osoby zakładające stowarzyszenie podpisują się na liście członków założycieli, która zawiera podstawowe dane o każdym z nich. Lista założycieli jest załączana do wniosku o rejestrację stowarzyszenia.

Jak założyć stowarzyszenie zwykłe? – regulamin

Regulamin stowarzyszenia stanowi fundament jego działalności. Określa on „reguły gry” danej organizacji. Podstawowe informacje, które powinien zawierać regulamin to:

  • nazwa,
  • cel i środki działania,
  • teren działania i siedziba,
  • sposób nabycia i utraty członkostwa,
  • zasady wyboru przedstawiciela lub zarządu,
  • tryb zmiany regulaminu,
  • forma rozwiązania stowarzyszenia zwykłego.

Ponadto warto zamieścić w regulaminie informacje o źródłach majątku. Dla przypomnienia mogą to być składki członkowskie, darowizny, spadki, zapisy, dochody z majątku stowarzyszenia, ofiarności publicznej (zbiórek publicznych) oraz dotacji.

 Jak założyć stowarzyszenie zwykłe? – potrzebne dokumenty

Stowarzyszenie zwykłe rejestruje się w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez starostę powiatu. Oczywiście właściwym starostą dla danej organizacji jest ten, na terenie którego mieści się siedziba stowarzyszenia.

Warto pamiętać, że wszystkie dokumenty, podpisane przez przedstawiciela albo zarząd stowarzyszenia zwykłego, należy złożyć w oryginale w jednym egzemplarzu. Dokumentami, które musimy przygotować, są:

  • wniosek o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń zawierający datę jego sporządzenia, nazwę urzędu, do którego jest kierowany (starosty lub urzędu miasta), adres siedziby stowarzyszenia, podpis przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu. regulamin działalności,
  • protokół,
  • dokument z zebrania założycielskiego z podstawowymi informacjami o założeniu stowarzyszenia zwykłego, przyjęciu regulaminu działalności, wyborze przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie albo wyborze zarządu stowarzyszenia zwykłego,
  • lista założycieli zawierająca ich imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania, własnoręczne podpisy,
  • dane przedstawiciela albo członków zarządu (imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL),
  • adres siedziby.

Ponadto gdy stowarzyszenie zwykłe wybiera organ kontroli wewnętrznej, podaje dane członków tego organu (imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL).

Opłaty za wpis do ewidencji

Złożenie wniosku o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych oraz sam wpis są bezpłatne. Opłaty może wymagać wydanie zaświadczenia potwierdzającego wpis. Chociaż i to nie jest obligatoryjne.

Jak przebiega rejestracja stowarzyszenia zwykłego?

Rejestracja polega na wpisaniu danej organizacji do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej w danym starostwie/urzędzie miasta. Istotne kwestie dot. zasad wpisu do ewidencji określa ustawa Prawo o stowarzyszeniach i Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 maja 2016 r. w sprawie prowadzenia ewidencji stowarzyszeń zwykłych, jej wzoru oraz szczegółowej treści wpisów. Sam proces rejestracji zaś wygląda następująco: na początku, już po otrzymaniu wymaganych dokumentów, starosta bada, czy są one poprawne formalnie,  stwierdza również, czy regulamin jest zgodny z przepisami i założyciele spełniają określone w ustawie Prawo o stowarzyszeniach wymogi. Gdy dane stowarzyszenie przejdzie ten etap, następuje wpisanie organizacji do ewidencji. Starosta czyni to w ciągu tygodnia od terminu wpłynięcia dokumentów. Braki w dokumentach mogą natomiast skutkować wezwaniem stowarzyszenia (a konkretnie przedstawiciela lub zarząd) do uzupełnienia braków.

Jak przebiega rejestracja stowarzyszenia zwykłego – uzupełnienie braków i funkcja starosty

Stowarzyszenie zwykłe ma 14 dni na zastosowanie się do powyższego wezwania. Jeżeli organizacja nie poprawi wniosku, nie będzie on rozpatrywany. Stowarzyszenie (przedstawiciel lub zarząd) dostaje informację od starosty o wpisie bądź jego braku. Starosta, który nie dopełnił obowiązku rejestracji w siedmiodniowym terminie (od wpłynięcia wniosku albo jego uzupełnienia), musi liczyć się z konsekwencjami. Przedstawiciel lub zarząd ma bowiem prawo do zaskarżenia tej decyzji do sądu administracyjnego w formie skargi na bezczynność. Starosta jest również uprawniony do wniesienia do sądu wniosku o zakaz założenia stowarzyszenia zwykłego. Sąd może przychylić się do jego wniosku, jeżeli dane stowarzyszenie nie spełnia wymaganych przepisów. Stowarzyszenie zwykłe może rozpocząć działalność z chwilą wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

Jak założyć stowarzyszenie – REGON

Stowarzyszenie, po otrzymaniu informacji o wpisie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, ma obowiązek zgłosić się do urzędu statystycznego właściwego ze względu na swoją siedzibę. Następnie organizacja musi wystąpić o nadanie numeru REGON. W tym celu powinna oczywiście wypełnić odpowiedni formularz, czyli wniosek RG-OP. Ten wniosek może łatwo pobrać z odpowiedniej strony internetowej. Organizacja dołącza do formularza RG-OP swój regulamin oraz kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji stowarzyszeń. Nic nie stoi na przeszkodzie, by wniosek przesłać pocztą. Właściwy numer REGON wydaje właściwy urząd statystyczny w terminie 7 dni od daty otrzymania formularza. Godne uwagi jest jednak to, że osobiste złożenie dokumentów może przyśpieszyć proces otrzymania zaświadczenia o numerze REGON.

Jak założyć stowarzyszenie – NIP

Stowarzyszenie zwykłe, posiadające już numer REGON, składa następnie wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP). Organizacja ma obowiązek posiadania numeru NIP, ponieważ wynika to z wielu obowiązujących przepisów m.in. ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. W związku z tym organizacja zgłasza się z wypełnionym wnioskiem NIP-2 do właściwego ze względu na swoją siedzibę urzędu skarbowego. Pocieszające jest to, że gdy uzyskamy numer NIP, możemy zacząć działać jako stowarzyszenie zwykłe już zgodnie z prawem.

Jak założyć stowarzyszenie – konto bankowe

Posiadanie konta bankowego nie jest szczegółowo uregulowane w przypadku stowarzyszeń zwykłych. Niewątpliwie, rachunek w banku może się okazać pomocny w celu opłacenia np. faktur za usługi wynajętych firm. Nie mówiąc już o uregulowaniach podatkowych czy dotacjach. Ważne jest to, że stowarzyszenie zwykłe po założeniu rachunku bankowego ma obowiązek zgłosić numer rachunku do „swojego” urzędu skarbowego, wypełniając NIP-2 jako zgłoszenie aktualizacyjne.

Jak założyć stowarzyszenie – księgowość i obowiązki sprawozdawcze

Na początku należy wskazać, że stowarzyszenie zwykłe pozyskuje pieniądze na działalność wyłącznie ze składek członkowskich. Czy w takiej sytuacji należy więc prowadzić księgowość? Otóż tak. Z ustawy o rachunkowości wynika, że organizacje nieposiadające osobowości prawnej także podlegają obowiązkowi rachunkowemu.

Stowarzyszenie zwykłe musi zatem spełnić te same wymogi, w zakresie sprawozdawczości, co stowarzyszenie rejestrowe. W skład obowiązków dot. księgowości wchodzi więc prowadzenie bieżących ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych z działalności, składanie powyższych dokumentów z roczną deklaracją CIT-8 do właściwego urzędu skarbowego. A co w momencie, gdy stowarzyszenie nie prowadzi żadnych działań? W tym wypadku prowadzenie księgowości i składanie sprawozdań finansowych z działalności jest także obligatoryjne.

Przewlekłość w rejestracji stowarzyszenia – Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie o sygn. akt III SAB/Lu 8/19

W przedmiotowej sprawie stowarzyszenie wniosło skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie na przewlekłe prowadzenie przez prezydenta miasta postępowania administracyjnego w sprawie wpisu do ewidencji stowarzyszeń. Z treści skargi wynikało, że skarżące stowarzyszenie zarzuciło organowi "formalną" przewlekłość. Polegała ona na braku oficjalnego rozstrzygnięcia administracyjnego pozwalającego na jego zaskarżenie i kontrolę instancyjną w przedmiocie "merytorycznej" kontynuacji dotychczasowej ewidencji.

Opóźnienie w rejestracji stowarzyszenia

Stowarzyszenie, będące skarżącym, było stowarzyszeniem zwykłym. Rozpoczęło swoją działalność po zawiadomieniu odpowiedniego organu pismem w marcu 2010 r. W brzmieniu obowiązującym na dzień dokonania pierwotnego zgłoszenia o utworzeniu stowarzyszenia – jego założyciele poinformowali na piśmie prezydenta miasta o utworzeniu organizacji, podając potrzebne dane. Zgodnie natomiast z art. 41 ust. 2 cyt. ustawy, stowarzyszenie mogło rozpocząć swoją działalność, jeżeli w ciągu 30 dni od dnia uzyskania informacji o założeniu stowarzyszenia zwykłego nie zakazano jego działalności. Stowarzyszenie wobec braku zakazu mogło rozpocząć swoją działalność.

Nowelizacja a brak wpisu

W maju 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 25 września 2015 r. o zmianie ustawy – Prawo o stowarzyszeniach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1923). W myśl art. 10 ust. 1 powyższej ustawy stowarzyszenia zwykłe działające na podstawie dotychczasowych przepisów zobowiązane zostały w terminie 24 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji ustawy (tj. do (...) maja 2018 r.) do dokonania wpisu w ewidencji prowadzonej przez organ. Wspomniany przepis przewiduje, że brak wpisu skutkuje rozwiązaniem stowarzyszenia zwykłego z mocy prawa. Do dnia dokonania wpisu do ewidencji, o którym mowa w ust. 1, stowarzyszenia zwykłe działają na podstawie przepisów dotychczasowych (art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 25 września 2015 r. o zmianie ustawy – Prawo o stowarzyszeniach oraz niektórych innych ustaw).

Braki w regulaminie

W dniu (...) maja 2018 r. złożono wniosek o wpisanie stowarzyszenia do ewidencji (k. 24 akt adm.). Wnioskodawca zaznaczył jednocześnie, że wszystkie dane zawarte w poprzednim zgłoszeniu nie uległy zmianie i odpowiadają wymogom art. 40 ust. 2-4 znowelizowanej ustawy. W związku z tym organ uznał, że wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zawierał braki formalne.

Uchybienia stowarzyszenia

Wezwano stowarzyszenie do ich usunięcia z jednoczesnym wyjaśnieniem, że do wniosku o wpis do ewidencji nie dołączono – wymaganych przez art. 40 ust. 5 znowelizowanej ustawy Prawo o stowarzyszeniach – dokumentów i informacji. Poinformowano skarżącego również o tym, że dokumenty i dane dołączone do zawiadomienia z dnia (...) marca 2010 r. o utworzeniu stowarzyszenia nie mogą zastąpić wymaganych znowelizowaną ustawą dokumentów (ustawodawca nie przewidział tego rodzaju rozwiązania). Zwrócono również uwagę na fakt, że wniosek złożony przez Zarząd Stowarzyszenia opatrzono dwoma nieczytelnymi podpisami w sytuacji, kiedy z treści regulaminu stowarzyszenia znajdującego się w aktach wcześnie wytworzonych nie wynikało, aby taki organ został powołany.

Czas na uzupełnienie braków

Stowarzyszeniu wyznaczono termin 14 dni (liczony od doręczenia wezwania) na usunięcie braków wniosku (termin ten upływał w dniu (...) czerwca 2018 r.). W odpowiedzi na powyższe wystąpienie strona skarżąca przedłożyła w dniu (...) maja 2018 r. pismo zawierające m.in. wykaz członków zarządu stowarzyszenia oraz kopie dokumentów złożonych podczas pierwotnej rejestracji (m.in. regulaminu stowarzyszenia zwykłego, uchwały wskazujące prezesa, vice prezesa i sekretarza stowarzyszenia, uchwały określające adres i siedzibę stowarzyszenia oraz listę obecności z zebrania założycielskiego stowarzyszenia). Kolejnym pismem z dnia (...) czerwca 2018 r. (k. 40 akt adm.) organ poinformował wnioskodawcę, że złożona dokumentacja w dalszym ciągu nie odpowiada wymogom ustawy Prawo o stowarzyszeniach warunkujących, ponieważ nie przedstawiono w oryginale aktualnego regulaminu stowarzyszenia oraz aktualnej listy założycieli. Jak wynika z akt sprawy, pismem z dnia (...) lipca 2018 r. organ poinformował wnioskodawcę o bezskuteczności złożonego w dniu (...) maja 2018 r. wniosku.

Działania prezydenta miasta

Prezydent miasta pismem z dnia (...) lipca 2018 r. zawiadomił stowarzyszenie, że nieuzupełnienie braków w terminie 14 dni od daty otrzymania stosownego wezwania spowodowało bezskuteczność wniosku o wpis. Organ sygnalizował również, że w przypadku niedokonania wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych przez organ nadzorujący przedstawicielowi reprezentującemu stowarzyszenie zwykłe albo zarządowi przysługuje prawo wniesienia skargi na bezczynność. W dniu (...) listopada 2018 r. stowarzyszenie wniosło ponaglenie i wezwało organ do ostatecznego załatwienia sprawy. Prezydent miasta pismem z dnia (...) listopada 2018 r. ponownie poinformował stowarzyszenie o przysługującym mu w przypadku niedokonania wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prawie do wniesienia skargi na bezczynność organu do sądu administracyjnego.

Co stwierdził WSA?

Wojewódzki Sąd Administracyjny stwierdził, że stanowisko skarżącego stowarzyszenia jest istotnie nieuzasadnione. WSA powołał się na przepisy o stowarzyszeniach zwykłych, które wskazują na wymaganą liczbę założycieli oraz obowiązki, które organizacja musi spełnić, m.in. stworzenie i uchwalenie regulaminu.  Stowarzyszenie zwykłe, które zamierza posiadać zarząd, określa w regulaminie działalności tryb jego wyboru oraz uzupełniania składu, kompetencje, warunki ważności jego uchwał oraz sposób reprezentowania stowarzyszenia zwykłego, w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych (art. 40 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). Ponadto przypomniał, że z treści art. 40 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy wynika, że przedstawiciel reprezentujący stowarzyszenie zwykłe albo zarząd składają na piśmie organowi nadzorującemu właściwemu ze względu na siedzibę stowarzyszenia zwykłego wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, zwanej dalej "ewidencją", dołączając:

  • regulamin działalności;
  • listę założycieli stowarzyszenia zwykłego, zawierającą ich imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy założycieli;
  • imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo członków zarządu;
  • imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL członków organu kontroli wewnętrznej, o ile regulamin działalności przewiduje ten organ;
  • adres siedziby stowarzyszenia zwykłego.

Organ reprezentujący stowarzyszenie musi być konkretnie wskazany

Jeżeli wniosek o wpis składa zarząd, podpisują go wszyscy członkowie zarządu (art. 40 ust. 6). Z art. 40a ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach wynika, że jeżeli wniosek o wpis zawiera braki, organ nadzorujący wzywa do jego uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania, zaś nieuzupełnienie wniosku o wpis w powyższym terminie powoduje jego bezskuteczność. Natomiast organ nadzorujący informuje niezwłocznie przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe, albo zarząd o dokonaniu wpisu do ewidencji albo o bezskuteczności wniosku o wpis (art. 40a ust. 4 ustawy). W świetle powyższych przepisów dla organu dokonującego rejestracji powinno być oczywiste, jakie organy reprezentują stowarzyszenie (jego przedstawiciel albo zarząd).

Zgodnie ze stanem faktycznym w piśmie z dnia (...) czerwca 2018 r. poinformowano organ o władzach stowarzyszenia. Wskazano bowiem imiona i nazwiska członków zarządu stowarzyszenia. Tymczasem w regulaminie stowarzyszenia, figurującym w aktach sprawy, nie ma żadnej informacji (czy nawet wzmianki) dotyczącej powołania zarządu stowarzyszenia. We wspomnianym piśmie z dnia (...) czerwca 2018 r. nie wymienia się jako jednego z założycieli – S. P. Osoba ta występuje jako jeden z założycieli stowarzyszenia. Wystąpiła zatem istotna rozbieżność w informacjach udzielanych organowi przez skarżące stowarzyszenie.

Regulamin prawdę ci powie

WSA przyznał rację organowi, że wniosek zawierał braki formalne i wystąpiły uzasadnione podstawy do uzupełnienia wniosku w trybie art. 40a ust. 3 ustawy. Dołączenie listy założycieli stowarzyszenia zwykłego jest wymogiem formalnym (art. 40 ust. 5 pkt 2 ustawy). Jak wcześniej wykazano, jeżeli wniosek o wpis składa zarząd stowarzyszenia, to taki wniosek jest podpisywany przez wszystkich członków zarządu (art. 40 ust. 6 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). Należy zauważyć, że figurujący w aktach sprawy regulamin stowarzyszenia nie wspomina, że jednym z organów stowarzyszenia jest zarząd. Informacje zawarte w § 4 regulaminu stowarzyszenia, na które powołuje się strona skarżąca w piśmie z dnia (...) czerwca 2018 r., dotyczą władz stowarzyszenia.

Przewlekłość nie miała miejsca

Podsumowując, w tym stanie rzeczy nie można mówić o przewlekłości postępowania prowadzonego przez prezydenta miasta i twierdzić, że organ "z sobie znanych przyczyn wezwał do usunięcia braków". Ponadto brak było normatywnych podstaw zarówno do kazania organowi dokonania wpisu w ewidencji stowarzyszeń, jak i do zobowiązania organu do wydania formalnego rozstrzygnięcia odmawiającego zarejestrowania stowarzyszenia. Organ nadzorujący (tu – prezydent miasta) informuje bez wątpienia o dokonaniu wpisu do ewidencji albo o bezskuteczności wniosku o wpis (art. 40a ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).

Przedstawicielstwo musi z pewnością wynikać z regulaminu

Biorąc pod uwagę oświadczenie zawarte w piśmie z dnia (...) czerwca 2018 r., że w stowarzyszeniu działa zarząd w składzie J. P. (prezes), R. C. (vice prezes) i K. S. (sekretarz) a ponadto, że stowarzyszenie reprezentuje J. P. oraz R. C., w sytuacji, gdy regulamin nie przewidywał zarządu jako organu, sąd odmówił dopuszczenia do udziału w charakterze pełnomocnika W. P., który podczas rozprawy w dniu (...) września 2019 r. legitymował się upoważnieniem podpisanym przez dwóch członków zarządu stowarzyszenia. Według ustawy Prawo o stowarzyszeniach osoby zamierzające założyć stowarzyszenie zwykłe, uchwalają regulamin działalności określający w szczególności przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie albo zarząd (art. 40 ust. 2).

Prezydent miasta postąpił oczywiście słusznie

W świetle dostępnej sądowi dokumentacji nie można zaakceptować stanowiska, że stowarzyszenie może być reprezentowane przez funkcjonujący w jego strukturach zarząd, o którym mowa w piśmie z dnia (...) czerwca 2018 r. Prezydent miasta podjął zatem słusznie czynności w sprawie rozpoznania wniosku z dnia (...) maja 2018 r. polegające na wezwaniu strony do uzupełnienia braków formalnych, poinformowaniu o bezskuteczności wniosku o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych i przysługującym prawie do wniesienia skargi na bezczynność do sądu administracyjnego. Wezwanie to z pewnością było usprawiedliwione i konieczne ze względu na ramy prawne, wynikające z omawianych wyżej uregulowań ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Prawidłowym było również powiadomienie strony o skutkach nieuzupełnienia braków formalnych wniosku, co też organ uczynił.

Źródło: ngo.pl

chevron-down
Copy link