Przedsiębiorcy muszą mieć podpis elektroniczny

Przedsiębiorcy, którzy nie mają bezpiecznego podpisu elektronicznego, powinni jak najszybciej  go wyrobić. Bowiem od 18 kwietnia b.r. niektóre dokumenty w sprawach obejmujących zamówienia publiczne – będzie można przesyłać wyłącznie z jego użyciem.

JEDZ w zamówieniach publicznych

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych od dnia 18 kwietnia 2018 r. wprowadzono obowiązek składania przez wykonawców Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (dalej zwanego: „JEDZ”) w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. JEDZ czyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w zamówieniu i braku podstaw do wykluczenia.

Uwzględniając konieczność załączenia do oferty/wniosku JEDZ, poniżej wskazówki dotyczące sposobu składania ww. oświadczenia oraz instrukcję postępowania przy założeniu, że oferta/wniosek składana(y) będzie w formie pisemnej, a wybranym przez zamawiającego środkiem komunikacji do składania JEDZ będzie poczta elektroniczna. Wyjaśnić należy, że jednym z dopuszczalnych środków komunikacji elektronicznej służących składaniu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia w formie JEDZ jest poczta elektroniczna. Złożenie JEDZ przez wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej po 17 kwietnia 2018 r. będzie równoznaczne z jego złożeniem przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a tym samym będzie stanowiło wykonanie dyspozycji art. 10a ust.1 ustawy Pzp. WAŻNE! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) NIE stanowi jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Najważniejsze założenia

– w świetle przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, wybór odpowiedniego środka komunikacji elektronicznej należy do zamawiającego.

– w myśl § 2 ww. Rozporządzenia, zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ albo w innym dokumencie wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego środek komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem którego będzie komunikował się z wykonawcami w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu.

– stosownie do treści art. 25a ust. 2 ustawy Pzp, aktualny na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu JEDZ powinien zostać dołączony do składanej oferty lub wniosku. Należy zauważyć, iż w sytuacji, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składany jest w formie pisemnej, a JEDZ w formie elektronicznej, dla wypełnienia dyspozycji art. 25a ust. 2 ustawy Pzp wystarczające jest, aby JEDZ został przekazany zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej, przed upływem terminu składania ofert/wniosków.

Reasumując

Przedsiębiorca będzie zobowiązany złożyć całą ofertę lub wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu klasycznie w formie pisemnej, natomiast  JEDZ będzie przesyłany przez Internet. Kluczowym jest, iż przedsiębiorca będzie musiał zadbać, aby JEDZ dotarł do urzędu przed upływem terminu otwarcia ofert. Towarzystwo ekspertów sygnalizuje i zwraca uwagę, że każdy przedsiębiorca winien domagać się od urzędników potwierdzenia tego faktu – otrzymania JEDZ. Jest to bardzo istotna kwestia, gdyż w  razie jakiegokolwiek sporu to oni będą musieli udowodnić, że e-dokumenty faktycznie zostały wysłane i dotarły na skrzynkę adresata.

Funkcjonalność JEDZ drogą elektroniczną to pierwszy krok do kompletnej informatyzacji zamówień publicznych. Od 18 października 2018 roku, zgodnie z przepisami unijnymi, cała procedura przetargowa ma się odbywać online.