Podróż służbowa - co trzeba o niej wiedzieć i jak ją rozliczać?

20 października 2017
hello world!

Praca, którą wykonujemy, wiąże się z wieloma obowiązkami. Niewątpliwie, jednym z nich może być odbycie podróży służbowej. Podróż służbowa, a także związane z nią rozliczenia oraz kwestie podatkowe nastręczają pracodawcom, jak i pracownikom wielu problemów. Wątpliwości wokół popularnej „delegacji” wynikają często ze zwykłej ludzkiej niewiedzy.

Pracownicy nie wiedzą, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji, a także nie pamiętają o udokumentowaniu poniesionych wydatków. Pracodawcy natomiast niekiedy mylą oddelegowanie z podróżą służbową.

Podróż służbowa w polskim Kodeksie pracy

Kwestię podróży służbowej reguluje Kodeks pracy (art.77(5) par.1). Stanowi on, że pracownikowi, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, przysługują pewne prawa. Warto wskazać, że to minister właściwy do spraw pracy określi wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi. Pracownik ten musi być zatrudniony w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Pracownik, który zatrudniony jest u innego pracodawcy niż w powyższej instytucji, podlega innym warunkom należności z tytułu podróży służbowej. Oczywiście, powinny być one określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Co ważne, w owym układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę dieta za dobę podróży służbowej powinna być uregulowana podobnie jak dla pracowników sfery budżetowej. W przypadku, gdy źródła prawa pracy nie regulują warunków i należności z tytułu podróży służbowej, stosuje się przepisy dot. pracowników sfery budżetowej.

Podróż służbowa w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej

1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie w sposób wyczerpujący reguluje zasady rozliczania podróży służbowych. Akt prawny znajduje zastosowanie do pracodawców sfery budżetowej, a także pracodawców prywatnych. Z zastrzeżeniem, że Ci ostatni nie ustalili innych zasad odbywania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych.

Podróż służbowa - co to w ogóle znaczy?

Terminu podróż służbowa, używa się, gdy pracownik odbywa wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w ramach wykonywanej pracy. Warto zaznaczyć, że w polskim prawie podatkowym nie funkcjonuje definicja legalnej podróży służbowej. Powyższy termin obowiązywał do 31 grudnia 2001 r. Był on zawarty w nieobowiązującym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W rezultacie, powstaje wiele niespójności co do definicji podróży służbowej. Ponieważ ani pracodawcy, ani pracownicy nie wiedzą, co podlega pod „podróż służbową”.

Posługując się art.77(5) Kodeksu pracy, można wyróżnić trzy warunki, które łącznie musi spełnić podróż służbowa. Mając na uwadze powyższe, podróż służbowa to wyjazd odbywany:

  • na polecenie pracodawcy,
  • w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania,
  • poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Czym jest polecenie pracodawcy?

Z art. 77(5) Kodeksu Pracy wynika, że pracownik odbywa podróż służbową w sytuacji, gdy otrzymał od pracodawcy polecenie wykonania konkretnej czynności. Wydanie polecenia skutkuje powierzeniem czynności pracownikowi. Czynność ta ma charakter odrębny i przejściowy (czasowy). Nie wynika ona z umowy o pracę. W orzecznictwie wskazuje się, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w całokształcie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe i okazjonalne. W rezultacie, podróżą służbową nie możemy nazwać wykonywania zadań w różnych czynnościach, gdy określono to w umowie o pracę. Dodatkowo, podjęcie się przez pracownika podróży, która łączy się z wykonywaniem określonych czynności na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą, nie jest uznawana za podróż służbową.

Polecenie wyjazdu najczęściej jest wydawane na piśmie, jednak nie jest to wymóg prawny. Chociaż w celu uniknięcia wszelkich wątpliwości, warto sporządzić polecenie właśnie w formie pisemnej. Polecenie pracodawcy musi określać termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel, środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadanie tego wyjazdu, kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów, a także inne zatwierdzone wydatki. Pracodawca powinien także poinformować pracownika, w jakim terminie musi dokonać rozliczenia zakończonej podróży służbowej.

Czym jest określone zadanie?

Oczywiście, podróż służbowa wynika z polecenia wydanego przez pracodawcę. Polecenie to dotyczy określonego zadania służbowego. Zadanie służbowe powinno w sposób wyczerpujący określać wskazane zadanie, termin jego wykonania oraz miejsce realizacji.
W wyniku czego podróżą służbową nie jest stałe wykonywanie zadań w miejscowościach i terminach, wybranych przez pracownika w ramach rodzaju jego pracy.

Warto także przytoczyć uchwałę 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08). SN orzekł, że w przypadku tzw. „pracowników mobilnych” stałe przemieszczanie się nie stanowi zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Czym jest stałe miejsce pracy?

Jedną z cech charakteryzujących podróż służbową jest wykonywanie przez pracownika zadań poza miejscem siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W związku z czym, miejsce świadczenia pracy jest jednym z najważniejszych elementów umowy o pracę. Jednak określenie miejsca pracy może spowodować wiele trudności. Są one spowodowane wieloma rozbieżnościami w doktrynie.  Nawiązując do powyższego, miejscem pracy może być konkretny obszar lub stały punkt w znaczeniu geograficznym. Wyraźnie wskazuje się, że umowa o pracę musi określić miejsce jej świadczenia w sposób geograficzny. Wskazanie jako miejsca pracy np. obszaru Polski pozbawiłoby pracownika prawa do należności z tytułu podróży służbowych w każdym przypadku wyjazdu pracownika poza siedzibę firmy.

Stałe miejsce pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego

Warto także dodać, że w ocenie SN pojęcia „miejsce pracy” i „stałe miejsce pracy” oznaczają co innego, przy czym pojęcie „stałe miejsce pracy” musi być utożsamiane z nazwą miejscowości. Zatem w takiej sytuacji inspektorzy pracy uznają, że stałym miejscem pracy na potrzeby art. 77(5) § 1 k.p. jest siedziba pracodawcy.

W świetle wyroku SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08), wskazane w art. 775 § 1 k.p. pojęcie „stałe miejsce pracy” odpowiada pojęciu „miejsce wykonywania pracy” z art. 29 § 1 pkt 2 k.p. W ocenie sądu, interpretacja art. 77(5) § 1 w oderwaniu od art. 29 § 1 pkt 2 prowadziłaby do pominięcia woli stron wyrażonej w umowie o pracę. Dodatkowo miejsce pracy łączy się z jej rodzajem. W rezultacie, miejscem pracownika mobilnego będzie obszar, po którym będzie się on poruszał ze względu na rodzaj umówionej pracy. Stanowi to realizację jego zobowiązania. Wyklucza to także posługiwaniem się pojęciem „podróż służbowa” w tym kontekście.

Według innego poglądu pojęcie stałego miejsca pracy nie oznacza wykonywania pracy w tym samym geograficznie miejscu. Możliwe jest zatem, aby stałe miejsce pracy było określone w sposób szeroki, nieoznaczony w konkretny sposób. Na taki sposób rozumienia pojęcia „stałe miejsce pracy” wskazuje uchwała Sądu Najwyższego z dnia 9 grudnia 2011r. (II PZP 3/11). Zgodnie z powyższą uchwałą pracownik przedsiębiorstwa budowlanego realizującego inwestycje w różnych miejscowościach może mieć w umowie o pracę określone miejsce wykonywania pracy jako miejsce, w którym pracodawca prowadzi budowy lub innego rodzaju stałe prace. W wyniku czego, stałym miejscem pracy takiego pracownika jest miejsce, w którym świadczy on pracę systematycznie przez dłuższy okres czasu.

Podróż służbowa do miejsca zamieszkania pracownika

Jak wskazywałam wcześniej, podróżą służbową jest wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika. To pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej Miejscem tym może być zarówno miejsce zamieszkania pracownika lub jego pobytu, jak i miejsce pracy. Zasady, na jakich opiera się rozliczanie czasu pracy przez pracowników w delegacji, zostały sformułowane przez orzecznictwo i doktrynę. Warto wskazać, że takich regulacji nie ma w przepisach prawa pracy. Wobec czego, obowiązuje zasada, że do miejsca delegowania oraz powrotu z podróży służbowej nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli dojazd nie przypada w czasie normalnych godzin pracy zatrudnionego, zgodnie z jego rozkładem czasu pracy (wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76, wyrok SN z 27 października 1981 r., I PR 85/81, OSNC 1982/5-6/76).

Do czasu pracy wliczamy jednak ten czas podróży służbowej, w którym pracownik wykonuje pracę, nawet jeżeli nie pokrywa się on z jego godzinami pracy. Najbardziej istotną kwestią jest ta, czy podróż służbowa pracownika nie odbywa się do miejscowości, w której zamieszkuje on rzeczywiście.

Podróż służbowa do miejsca zamieszkania pracownika – orzecznictwo i rozporządzenia

Dieta nie przysługuje bowiem za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia o krajowych podróżach służbowych). SN w wyroku z 11 października 2005 r. (I PK 67/05) uznał, że pojęcia te należy interpretować na podstawie prawa administracyjnego, w którym istnieją ustawowe definicje pobytu stałego i czasowego. Pobytem czasowym jest przebywanie w innej miejscowości pod oznaczonym adresem bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego. Tak określa art. 7 ust. 1 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993).

W związku z tym oddelegowanie pracownika do pracy w miejscowości będącej miejscem jego czasowego pobytu może pozbawić go prawa do diety. Do wypełnienia przesłanek wystarczy, że pracownik przebywa w innej miejscowości pod oznaczonym adresem i nie ma zamiaru zmieniać miejsca stałego pobytu. Co ważne, nie ma tu żadnego znaczenia dopełnienie lub niedopełnienie obowiązku meldunkowego.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym należności z tytułu podróży służbowych dieta nie należy się pracownikowi, któremu zostało zapewnione bezpłatne wyżywienie. Warto zaznaczyć, że chodzi o zagwarantowane posiłki, w sytuacjach związanych z wykonywaniem zadania. Oczywiście, może się zdarzyć, że do miejscowości, do której delegowano pracownika służbowo, mieszka jego rodzina czy znajomi i to u nich może się żywić.

Dieta przysługuje nawet wtedy, jeżeli pracownik nie poniesie żadnych wydatków związanych z zapewnieniem wyżywienia. Nie ma tu zastosowania reguła, że nie przysługuje zwrot wydatku, którego pracownik faktycznie nie poniósł.

Podróż służbowa do siedziby pracodawcy

Co w przypadku, gdy pracownik wykonuje swoją pracę w Warszawie, a siedziba pracodawcy mieści się np. w Krakowie? Czy podróż z Warszawy do Krakowa będzie traktowana jako podróż służbowa?

Na początku warto wskazać, że kodeksowa regulacja nie precyzuje, jak należy wskazać miejsce wykonywania pracy. Wobec czego, przyjmuje się, że jest to miejsce, gdzie pracownik faktycznie świadczy pracę. Może się ono pokrywać z siedzibą pracodawcy, ale nie musi. Zgodnie z wyrokiem Sąd Najwyższy z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46): "Należy odróżnić »miejsce pracy« pracownika od »siedziby zakładu pracy«. (...)". W takiej sytuacji, pracodawca może zatem ustalić miejsce wykonywania pracy przez pracownika w Warszawie (jeśli faktycznie tam świadczy pracę), chociaż siedziba pracodawcy mieści się w Krakowie.

Ważne jest, by miejsce pracy było określone konkretnie i bez uogólnień. Przyjmuje się, że pod pojęciem miejsca pracy rozumie się stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, sferę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju.
Podróż służbowa do siedziby pracodawcy – wyrok Naczelnego Sądu Apelacyjnego

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98) o podróży służbowej oraz o należnościach z tytułu jej odbywania (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania. Oznacza to, że w sytuacji, gdy firma ma siedzibę w Krakowie, a pracownik pracuje w Warszawie, wyjazd z Warszawy do Krakowa będzie podróżą służbową, ponieważ podróż ta spełnia wszelkie wymogi podróży służbowej. Pracownik udaje się tam na polecenie pracodawcy oraz w celu wykonania zleconego mu incydentalnie zadania poza swoje, ustalone w umowie o pracę, miejsce pracy.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Jak wspominałam, wielu pracodawców myli te dwa pojęcia. Rozróżnienie podróży służbowej od oddelegowania ma jednak istotne znaczenie. Ponieważ są to dwa odrębne pojęcia. Od odpowiedniego zaliczenia wyjazdu, do podróży służbowej lub oddelegowania wynikają bowiem uprawnienia pracowników do diet i świadczeń.

Oczywiście, przywileje pracownika oddelegowanego są inne niż w przypadku podróży służbowej. Co do zasady, oddelegowanemu pracownikowi przysługuje bowiem tylko wynagrodzenie za pracę.  W przypadku warunków oddelegowania do kraju należącego do UE – nie mogą być one mniej korzystne od warunków obowiązujących w kraju świadczenia pracy. W wyniku czego, polski pracodawca musi dostosować warunki pracy i płacy do poziomu obowiązującego w kraju delegowania. Jeżeli chodzi o owy poziom obowiązywania, to dotyczy on czasu pracy, płacy, okresu wypoczynku oraz wymiaru urlopu.

Podróż służbowa jest wykonywaniem na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Podczas gdy oddelegowanie to zmiana określonego w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy (na czas określony) na mocy porozumienia stron (aneks) lub w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Niewątpliwie wiąże się to ze zmianą ujętego w umowie miejsca wykonywania pracy.

Co ważne, stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika nie jest podróżą służbową. Jeżeli wynika z organizacji pracy.

Podróż służbowa a oddelegowanie – najważniejsza jest zmiana stałego miejsca pracy

Przy dokonywaniu oceny, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy oddelegowaniem, najważniejsza jest zmiana stałego miejsca wykonywania pracy. Jeżeli wystąpi zmiana stałego miejsca wykonywania pracy, to jest to oddelegowanie. Jeżeli nie nastąpi, to mamy do czynienia z podróżą służbową.

Ważne jest także to, aby rozróżnić podróż służbową za granicę w celu wykonywania konkretnych zadań poza dotychczasowym miejscem pracy, a wyjazdem w celu stałego wykonywania pracy. Z istoty podróży służbowej wynika, że musi być ona związana z opuszczeniem przez pracownika stałego miejsca pracy (por. wyrok WSA w Szczecinie z 12 lutego 2009 r., I SA/Sz 629/08, wyrok SN z 30 maja 2001 r., I PKN 424/00 i wyrok NSA w Szczecinie z 7 stycznia 1999 r., SA/Sz 793/98).

Podróż służbowa a oddelegowanie

Podróż służbowa - co nią nie jest?

Podróżą służbową nie jest wykonywanie zadań w różnych, swobodnie dobranych przez samego pracownika miejscowościach, gdy te swoim zakresem obejmują stałe miejsce wykonywania pracy danego pracownika. W wyniku czego, stałe miejsce wykonywania pracy może obejmować całe województwo, a nawet cały kraj. W przypadku, gdy pracownik wykonuje swoją pracę na terenie miast wskazanego województwa, wtedy nie jest to podróż służbowa.

Oczywiście, niekiedy wyjazdy są częścią rzeczywiście wykonywanej pracy przez danego pracownika. W związku z czym nie są wtedy podróżą służbową. Przykładem może być wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy lub czynności akwizytorskie.
W rezultacie, podróż służbowa (delegacja) jest wyjazdem tymczasowym i incydentalnym poza stałym miejscem pracy pracownika.
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się natomiast z inną kwestią. Dla osób, które ją prowadzą, delegacją jest wyjazd związany z przedmiotem działalności poza miejsce jej prowadzenia.
Kwestia ta była poruszana także przez Sąd Najwyższy. SN wskazał, że nie każdy wyjazd pracownika może być uznany i potraktowany jako podróż służbowa.

Pracownik, który zawrze z pracodawcą porozumienie, na mocy którego zgodzi się na świadczenie przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Możliwy jest wówczas dodatek miesięczny (wyrok Sądu Najwyższego z z 20 lutego 2007 r. o sygnaturze akt II PK 165/06).

Czy podróż służbowa to nadgodziny?

Warto wskazać, że podróż służbowa to nie nadgodziny. Podróż służbowa bowiem jest częścią charakteru pracy wykonywanej przez pracownika. Czas pracy pracownika jest rozliczany wg typowego czasu wykonywania obowiązków pracowniczych. Warto jednak wskazać, że czas podróży może łączyć się z istnieniem nadgodzin.

Czas podróży może przypadać jednocześnie w czasie pracy, zgodnie z obowiązującym danego pracownika rozkładem czasu pracy, jak i poza czasem pracy określonym w rozkładzie. Czas podróży w trakcie godzin pracy podlega zaliczeniu do czasu pracy, a po godzinach już nie.
Co ciekawe, za nadgodziny nie będzie uznany czas spędzony w podróży służbowej, który przypadał poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Natomiast czas wykonania zadania może przypadać w czasie pracy mieszczącym się w normalnym rozkładzie czasu pracy pracownika bądź nie. Jeśli pracownik wykonuje zadanie w delegacji służbowej poza normalnymi godzinami swojej pracy, będzie mu z tego tytułu przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny. Jest to zgodne z Kodeksu pracy.

Podróż służbowa kierowcy

Podróż służbowa kierowcy została uregulowana w odmienny sposób. Jeżeli chodzi o tę grupę zawodową to wobec niej obowiązuje definicja zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2012 r., poz. 1155). Zgodnie z nią podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę (w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały) lub wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę (w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział) w celu wykonania przewozu drogowego. W rezultacie kierowca musi wyjechać poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy. Wobec czego, każdy taki wyjazd będzie traktowany jako delegacja.

Czas pracy kierowców

Uchwała SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) stała się podstawą do nieuznawania wyjazdów kierowców za podróże służbowe. Pracownik-kierowca, który przebywa w trasie, nie wykonuje zdarzenia incydentalnego związanego z oddelegowaniem poza miejsce pracy. W celu rozwiania wszelkich wątpliwości, w 2010 r. do ustawy o czasie pracy kierowców wprowadzono definicję podróży służbowej kierowców.

Posiłkując się art.2 pkt. 7 ustawy podróż służbowa to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,
  • wyjazdu poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały – w celu wykonania przewozu drogowego.

Kierowcy, będącemu w podróży służbowej, przysługują także należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego.

Czas trwania podróży służbowej oraz jej maksymalna liczba

W obowiązujących przepisach nie ma regulacji, które ograniczałyby liczbę odbywanych podróży służbowych czy czas ich trwania. Wobec czego, pracownik może zostać wysłany w delegacje wiele razy w roku i odbywać je przez kilka miesięcy. Jednak niektórzy eksperci pracy uważają, że podróże służbowe powyżej 3 miesięcy powinny być już traktowane jako oddelegowanie.

Czas pracy podczas podróży służbowej

Na początku należy przybliżyć, czym jest tak naprawdę czas pracy. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 kodeksu pracy). W związku z czym, główną rolę odgrywa fakt pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Podczas gdy miejsce wykonywania pracy jest w zasadzie bez znaczenia. Pracownik może bowiem pozostawać w dyspozycji pracodawcy zarówno w jego siedzibie lub poza nią (jeśli tylko dane miejsce zostało wskazane jako miejsce wykonywania pracy).

Podróż służbowa natomiast ma na celu dotarcie do miejsca wykonania zadania, które polecił pracodawca. To miejsce musi znajdować się poza miejscem stałego świadczenia pracy, wynikającym z umowy o pracę. Niewątpliwie, czas pracy i odpoczynku podczas odbywania podróży służbowej może być trudny do ustalenia. Podróż służbowa bowiem nie charakteryzuje się „typowym” dla pracownika rozkładem dnia pracy. Wobec czego, co zalicza się do czasu pracy pracownika?

Do czasu pracy zalicza się w całości czas delegacji, pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z jego rozkładu pracy. Natomiast do czasu pracy poza godzinami pracy pracownika wlicza się jedynie ten czas, który poświęca on na wykonywanie zadania podczas podróży służbowej.

Co ciekawe, czas podróży pracownika, który przemieszcza się do miejsca delegowania i z powrotem w godzinach, niewynikających z rozkładu pracy, nie zalicza się do czasu pracy. Reasumując, pracodawca powinien rozliczyć czas przepracowany podczas podróży służbowej analogicznie do pracy w stałym miejscu pracy.

Czas odpoczynku podczas podróży służbowej

Pracownik, odbywający podróż służbową poza czasem pracy, posiada prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (35 godzin w tygodniu). W szczególnych przypadkach - odpoczynek może zostać skrócony do maksymalnie 24 godzin w tygodniu. Może to nastąpić, gdy:

  • pracownik w imieniu pracodawcy zarządza zakładem pracy;
  • w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii;
  • następuje przejście pracownika ze zmiany na inną zmianę, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W pozostałych przypadkach, pracodawca powinien zrekompensować odpoczynek w innym terminie, gdy ten został naruszony (np. przez dojazd). Pracownikowi po powrocie z podróży służbowej przysługuje 8 godzin odpoczynku (np. gdy wraca z niej w nocy), zanim rozpocznie pracę następnego dnia.

Należy także poruszyć kwestię czasu przemieszczania się pracownika. Nie wlicza się go do czasu pracy ani nie można traktować go jako odpoczynku. Ponieważ, pracownik nie dysponuje wtedy swobodnie swoim czasem. W rezultacie, łączny czas podróży służbowej wraz z normą czasu pracy musi mieścić się w ramach odpoczynku wyznaczonego limitami. Gdy pracodawca naruszył te limity, ma obowiązek udzielenia równoważnego odpoczynku pracownikowi. A jeżeli nie jest to możliwe, powinien wypłacić stosowny ekwiwalent pieniężny.

Czas pracy podczas podróży służbowej w świetle orzecznictwa

Kwestia czasu pracy została szeroko poruszana przez orzecznictwo sądowe, w tym Sądu Najwyższego. Odbywanie podróży służbowej poza „czasem pracy” nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje (wyrok SN z 27 października 1981 r., sygn. akt I PR 85/81). Potwierdza to także wyrok z 21 września 1982 r. (I PR 85/82), w którym SN podniósł, że odbywanie podróży służbowej w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, natomiast odbywanie podróży poza tymi ramami czasowymi nie przekształca podróży w pracę ani w czas pracy w rozumieniu art. 128 k.p.

Posiłkując się natomiast wyrokiem SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/0, można wskazać, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej nie jest pozostawieniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.). W zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlega natomiast wliczeniu do jego normy (nie może być od niej „odliczony”). A w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy ma w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia o tyle, o ile uszczupla limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.

Czas pracy podczas podróży służbowej w świetle orzecznictwa – co z pracą „po godzinach”?

Warto również wskazać, że SN w wyroku z 27 stycznia 2009 r. (II PK 140/08) podzielił podróże służbowe na typowe – które w zakresie obowiązków pracownika stanowią zjawisko wyjątkowe, a czas podróży z założenia nie musi i nie ma być racjonalnie wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie pracodawcy, a także nietypowe – polegające na stałym przemieszczaniu się z jednego do innego miejsca (miejscowości) w celu wykonywania zajęć stanowiących przedmiot zobowiązania.

W wyniku czego, nietypowa podróż służbowa stanowi nieodłączny element sposobu wykonywania pracy w ramach ruchomego miejsca pracy i powinna być w całości kwalifikowana jako czas pracy. Przykładem może być stanowisko przedstawiciela handlowego, który przebywając na obszarze określonym przez pracodawcę jako miejsce wykonywania jego zadań, wykonuje normalną pracę. Z tego względu za cały przepracowany w ten sposób czas należy mu się wynagrodzenie. Dotyczy to również godzin nadliczbowych, jeśli w takich nadgodzinach świadczył pracę.

Mając na uwadze powyższe, nie uznaje się za czas pracy okresu podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy wynikającymi z rozkładu czasu pracy. Powoduje to brak obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia.
W rezultacie, jeżeli czas podróży służbowej przypada poza godzinami pracy – pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani czas wolny od pracy. Odbywanie podróży służbowej poza typowym czasem pracy jest więc dla pracownika wyjątkową niedogodnością.

Podróż służbowa w dzień wolny

Podróż służbowa, którą musimy odbyć w dzień wolny od pracy jest sytuacją niecodzienną. Pracodawcy często mają wątpliwości, czy w przypadku podróży służbowej przypadającej na sobotę lub niedzielę, pracownikowi należy się wypłata wynagrodzenia. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w Kodeksie pracy. Zgodnie z jego przepisami za wykonywanie czynności służbowych w dniu wolne od pracy należy wyznaczyć pracownikowi inny dzień wolny. Jeśli pracownik zostaje wysłany w podróż służbową w niedzielę, przysługuje mu wskazany dodatkowy dzień wolny w ciągu 6 dni poprzedzających lub następujących po delegacji. Długość czasu pracy podczas dnia wolnego nie ma tutaj znaczenia.

Wyznaczenia dnia wolnego od pracy w terminie 6 dni czasami nie jest możliwe. W związku z czym, podwładny może skorzystać z dnia wolnego do końca roku rozliczeniowego. Wówczas, gdy także to nie byłoby możliwe, pracownik otrzymuje dodatek do wynagrodzenia. Wynosi on 100% za każdą godzinę pracy.

Za delegację, która odbywała się w wolną sobotę, powinien zostać wyznaczony dla pracownika również dzień wolny. W momencie, gdy nie jest to możliwe, pracodawca wypłaca pracownikowi dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia (chyba że była to praca wykonywana w nocy – wówczas przysługuje dodatek w wysokości 100% pensji).

Podróż służbowa w dzień wolny a przekroczenie liczby godzin pracy

Kolejną kwestią jest to, czy pracownik w czasie wykonywania obowiązków przekroczył liczbę godzin wynikających z właściwego mu dziennego i tygodniowego rozkładu czasu pracy. Jeśli tak jest, niezależnie od udzielenia mu wolnego w innym terminie, należy mu się również dodatek za nadgodziny. Sposób rozliczenia dnia wolnego od pracy, w takim wypadku jest zależny od tego, czy w tym dniu pracownik odbywał podróż czy świadczył pracę.

Podróż służbowa bowiem, składa się z czasu dojazdu do miejsca docelowego oraz czasu, gdy pracownik wykonuje obowiązki służbowe.
Kto ponosi koszty noclegu w czasie podróży służbowej? Istotną kwestią są oczywiście koszty ponoszone podczas podróży służbowej. W celu rozwinięcia tej tematyki, chciałabym przybliżyć jedną z możliwych sytuacji.
Podróż służbowa - jak ją rozliczać?

Stan faktyczny

W przedmiotowej sprawie powód zatrudniony był u pozwanego na stanowisku kierowcy samochodów ciężarowych w transporcie krajowym i międzynarodowym. Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze powoda ustalone było na poziomie minimalnym obowiązującym w danym roku kalendarzowym. Powodowi przysługiwało prawo do zwrotu uzasadnionych wydatków związanych z podróżą służbową do wysokości określonej stosownymi przepisami lub limitami określonymi przez pracodawcę.

U pozwanego obowiązuje Regulamin Wynagradzania. W § 12 określa on należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych. Posiłkując się nim, możemy wskazać, że w szczególności mają oni prawo do diet oraz ryczałtów za nocleg. Zgodnie z aneksem do Regulaminu za każdą dobę podróży służbowej zagranicznej pracownikowi przysługiwała dieta w wysokości 30,50 euro. Ponadto przysługiwał też ryczałt za nocleg w wysokości 13,50 euro.

W przedmiotowej sprawie…

Powoda zaznajomiono z informacją o wysokości diet za dobę podróży zagranicznych oraz limitach za nocleg obowiązującymi od 1 stycznia 2011 r. Otrzymał także stosowną pisemną informację, którą podpisał. Powód na polecenie pracodawcy wykonywał kursy samochodem ciężarowym na różnych trasach międzynarodowych. Rozwoził towary do wskazanych punktów. Pracownicy służb księgowych pozwanego pracodawcy sporządzali w oparciu o przedkładane przez kierowców dokumenty oraz zapisy na kartach cyfrowych szczegółowe rozliczenia delegacji. Rozliczenia te zawierały okres delegacji, należne kwoty diet i ryczałtu za noclegi za okres delegacji krajowej i zagranicznej.

W przypadku delegacji zagranicznej wskazywano stawkę liczoną w euro oraz przelicznik na złote wg kursu NBP. Następnie wskazywano łączną kwotę, jaką powinno się zapłacić z tytułu delegacji. Kierowcy przedstawione rozliczenia akceptowali, składając podpisy, mieli możliwość dokonywania weryfikacji tych wyliczeń. Powód wielokrotnie przebywał w delegacjach poza granicami kraju, przewożąc ładunek na trasie Polska -Niemcy-Hiszpania -Polska.

Wykonując przewóz ładunku powód noclegi spędzał w kabinie samochodu - pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu. Z tytułu 291 noclegów w kabinie samochodu poza granicami kraju pozwany pracodawca nie zapłacił powodowi kwoty 22.148,23 zł.
Wobec czego, gdy:

  • warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi - kierowcy zatrudnionemu w transporcie międzynarodowym (u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej) zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77(5) § 3 k.p.),
  • a pracownikowi - kierowcy, który dobowy odpoczynek wykorzystuje w pojeździe znajdującym się na postoju i wyposażonym w miejsce do spania,

przysługują należności z tytułu ryczałtu za nocleg w podróży służbowej co najmniej w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Czy też ryczałt za nocleg w podróży służbowej takiego pracownika może być określony poniżej 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. (§ 9 ust. 2 rozporządzenia)?

Rozstrzygnięcie Sądu Najwyższego

Sąd Najwyższy wskazał, iż ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym, może zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 k.p.) poniżej 25% limitu, o którym mowa w § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) oraz w § 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Diety i inne należności z tytułu krajowej podróży służbowej

Do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom za odbytą podróż służbową w kraju lub poza jego granicami, stosuje się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Warto zauważyć, że prawo pracy zezwala pracodawcom nie należącym do państwowej sfery budżetowej, na w miarę swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Postanowienia te zawiera się w:

  • regulaminie wynagradzania,
  • układzie zbiorowym pracy,
  • lub, gdy powyższe nie są spełnione, w umowie o pracę.

Dieta to kwota, która ma za zadanie pokryć koszty wyżywienia w czasie podróży. Jest ona należna pracownikowi odbywającemu podróż służbową z polecenia pracodawcy na terenie kraju. Od marca 2013 wartość diety krajowej pozostaje na niezmienionym poziomie i wynosi 30 zł. Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety,
  • ponad 12 godzin – pracownik ma prawo do diety w pełnej wysokości.

Przeczytaj również:
Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych

Gdy podróż krajowa trwa dłużej niż dobę…

W sytuacji, gdy podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

  • do 8 godzin – pracownik ma prawo do połowy diety,
  • ponad 8 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warto wskazać, że dieta nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewniono codzienne, bezpłatne wyżywienie (trzy posiłki). W przypadku niepełnej ilości posiłków w ciągu dnia, zapewnionych przez pracodawcę, przepisy nakazują pomniejszenie diety. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%,
  • obiad – pracodawca obniża dietę o 50%,
  • kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.

Co ciekawe, brak prawa do diety występuje w niewielu sytuacjach. Występują one, jeżeli deleguje się pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego. Mają one miejsce także, jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni za czas przejazdu do domu w dniu wolnym od pracy.

Przychód pracownika

Ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego np. z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach wspomnianego rozporządzenia. Dlatego też pracodawca od kwot zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie, które przekraczają limity określone we wskazanym rozporządzeniu, winien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z art. 32 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Dojazdy

Ważną kwestią dot. podróży służbowej jest kwestia dojazdu. Warto zauważyć, że to pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. Pracownik może podróżować pociągiem (I lub II klasa), samochodem, statkiem, autobusem lub samolotem (I lub II klasa). Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.

Podwładny ma możliwość otrzymania zwrotu kosztów dojazdu w wysokości przedstawionej na rachunku lub w postaci ryczałtu (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką). Są to 20% diety, czyli 6,00 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Co istotne, ryczałt nie przysługuje osobom, które prowadzą działalność gospodarczą oraz pracownikowi, który nie poniósł żadnych kosztów dojazdu. Dodatkowo, pracownik, który odbywa podróż służbową samochodem służbowym również nie otrzyma należności za dojazd. Chyba, że podczas podróży z własnej kieszeni będzie musiał kupić paliwo. Dopiero wtedy zwraca mu się pieniądze na ten wydatek. Natomiast, kiedy mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów.

Inne uprawnienia pracownika związane z dojazdem

Warto wskazać też na kolejne uprawnienia pracownika. Pracownikowi przysługuje bowiem zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem. Pracownik może skorzystać z tego uprawnienia, jeśli jest w podróży służbowej minimum 10 dni. Ponadto, musi on poruszać się tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca. Pracodawca może także wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. W takim przypadku należności oblicza się według przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W wyniku czego, ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu):

  • samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • motocykl – 0,2302 zł,
  • motorower – 0,1382 zł.

Należności na inne wydatki

Oczywiście, pracownik podczas podróży służbowej wydatkuje pieniądze w różnorodny sposób. Opłatami takimi mogą być: za parkingi, bilety wstępu na targi, udział w konferencjach lub za korzystanie z łącza internetowego, przejazdy autostradą, wynajem samochodu, zakup materiałów szkoleniowych itp.
Warto pamiętać, że wydatki takie nie są limitowane. Przysługuje od nich zwrot w faktycznie poniesionej wysokości. Jednak pod warunkiem, że dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i odpowiednio go udokumentowano oraz zaakceptował go pracodawca.
Ponadto pracownikowi przysługują czasami zaliczki. Pracownik otrzymuje ją od pracodawcy na przewidywane koszty podróży służbowej (pracownik w tym celu składa odpowiedni wniosek).
W powyższej sytuacji podwładny w ciągu 14 dni po powrocie z delegacji powinien rozliczyć się z zaliczki. W szczególności musi przedstawić skonkretyzowane zestawienie wydatków.

Podróż służbowa - kwestie podatkowe

Koszt pracodawcy

Podróż służbowa wiąże się także z kosztami ponoszonymi przez pracodawcę. Wydatki poniesione na diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy niezależnie od limitów przewidzianych w ww. rozporządzeniu. Limity te mają znaczenie tylko w kontekście przychodu pracownika.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 października 2012 r. (IPPB5/423-744/11-2/RS): „jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, to dokonany pracownikowi zwrot kosztów całodziennego wyżywienia na podstawie przedłożonych faktur, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 18 lutego 2013 r. (IBPBI/2/423-1438/12/AP) wynika jednak odmienne stanowisko. Zgodnie z nim możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wyżywienia wyższych niż wartość diety, zależy od przewidzenia takiej możliwości w regulaminie wynagradzania pracodawcy lub umowie o pracę zawieranej z pracownikiem.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Na podstawie § 2 pkt 15 tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody z tytułu diet i innych należności wynikających z podróży służbowej pracownika do wysokości diety określonej w odrębnych przepisach. W przypadku krajowej podróży służbowej dieta wynosi 30 zł za dobę podróży.

Kwestia podatkowa

Ważnym zagadnieniem dotyczącym podróży służbowej są kwestie podatkowe. Należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu firmy. Chociażby te świadczenia z jednym wyjątkiem przekraczają limity określone w rozporządzeniach.

W kwestii opodatkowania pracowników pracodawca korzysta z regulacji wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wyżej wspomniany wyjątek stanowi wydatek, który przekroczył limit stawek za jeden kilometr dla danej pojemności pojazdu, poniesiony w związku z podróżą prywatnym samochodem pracownika (gdy nie przekracza limitu, pracownik, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).

Dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie podlega opodatkowaniu. Dzieje się tak, ponieważ należności za podróż służbową nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Jednak sytuacja zmienia się, gdy diety i inne należności są wypłacane pracownikowi nienależnie lub ponad limit, np. gdy pracownik otrzymuje dietę za dzień, w którym korzysta z całodziennego, bezpłatnego wyżywienia. W takim przypadku po stronie pracownika powstaje przysporzenie majątkowe z tytułu niesłusznie otrzymanego świadczenia i wówczas od tego przychodu należy naliczyć podatek.

Zwolnienie z opodatkowania

Zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Pracownik otrzymuje zwrot wydatków na posiłki w delegacji w wysokości przekraczającej kwotę należnej diety, wiąże się z koniecznością naliczenia od nadwyżki należności podatkowo-składkowych (nadwyżki te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych).

Oprócz tego zwolnieniu z opodatkowania podlega również przychód wynikający z wartości zapewnionego i opłaconego przez pracodawcę wyżywienia dla delegowanych osób. Niewątpliwie, pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki. W takim wypadku zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania w pełnej wysokości. Warunkiem jest uzyskanie zgody pracodawcy na przejazd oraz właściwe udokumentowanie wydatku, np. rachunku.

Kwestie podatkowe a prowadzenie działalności gospodarczej

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych. Ich poniesienie musi mieć jednak wpływ na uzyskanie przychodu. Nie mogą być one również wyszczególnione w katalogu wydatków nie będących kosztami. Jeśli chodzi o koszty ryczałtowe, to przepisy podatkowe pozwalają na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie tych, uwzględniających diety za czas podróży w wysokości, jaką przewidziano w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.

Inne należności o charakterze ryczałtowym

Inne należności o charakterze ryczałtowym nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. W związku z tym inne wydatki, poza dietami, muszą być odpowiednio udokumentowane. Udokumentowanie może przybrać formę rachunku lub faktury. Przedsiębiorca musi także udowodnić, że odbyte przez niego podróże służbowe mogą mieć lub mają wpływ na efekty prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Mowa tu o uzyskiwaniu przychodu. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć do kosztów wszelkie, odpowiednio udokumentowane wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej związane z samochodem osobowym, który jest elementem majątku trwałego.

Jeżeli tak nie jest, należy uwzględnić stawkę kilometrową. Koszty eksploatacji samochodu można natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu przedsiębiorca musi założyć i prowadzić ewidencję przebiegu.

Kwestie podatkowe a podróże zagraniczne

Regulacje dot. opodatkowania przy podróżach zagranicznych wyglądają nieco inaczej. W przypadku podróży służbowych zagranicznych nie przysługuje prawo do odliczania podatku VAT. Poniesione bowiem wydatki zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT-em. Odliczenie podatku od towarów i usług może nastąpić jedynie w przypadku paliw będących środkami trwałymi w firmie.

Zwrot kosztów noclegu za granicą ponad ustalony limit stanowi świadczenie, od którego nie trzeba odprowadzić składek ZUS ani naliczać podatku. Jednak dopiero wtedy, gdy są one potwierdzone dokumentem – rachunkiem lub fakturą, a pracodawca zgodzi się na pokrycie kosztów wyższych niż ustalony limit.

Ponadto, opodatkowaniu i oskładkowaniu nie podlega także kwota nadwyżki zwrotu kosztów poniesionych przez zatrudnionego ponad limit ryczałtu noclegowego.

Bezpłatny nocleg a nieprzedłożenie rachunku

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest kwestia rozliczania kosztów noclegu podczas podróży służbowej. By rozwiać wszelkie wątpliwości zajął się nią Sąd Najwyższy w sprawie o sygn.. akt I PK 246/16. W swoim wyroku z dnia 19 grudnia 2017 r. wskazał, że obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania kosztów noclegu w podróży służbowej nie dają podstawy do przeciwstawiania pojęć "noclegu" i "odpoczynku". Dalej stwierdził, że skoro na gruncie art. 77(5) § 3 k.p. możliwe jest weryfikowanie, czy mniej korzystne rozwiązanie dotyczące rozliczania noclegu jest adekwatne do realnych kosztów, to tym bardziej postanowienie regulaminu wynagradzania negujące prawo do zwrotu kosztów noclegu, nie może być uznane za wykluczające świadczenia z rozporządzenia wykonawczego zgodnie z art. 77(5) § 5 k.p.

Jest to skutek założenia, że to właśnie pracodawca ma obowiązek zabezpieczenia odpowiednich warunków noclegowych w podróży służbowej. Powinność tę można zrealizować w różny sposób. Po pierwsze, przez zorganizowanie warunków umożliwiających odpoczynek, po drugie przez ustanowienie ryczałtu w wysokości dającej możliwość zrealizowania tej potrzeby we własnym zakresie.

A co, gdy pracownik nie spędził nocy w hotelu?

W przypadku gdy pracownik nie spędził noclegu w warunkach hotelowych, pracodawca może uwolnić się z obowiązku przewidzianego w § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Może to uczynić poprzez wskazanie, że zapewnił "bezpłatny nocleg". Chociaż nie utożsamia się tego z noclegiem w kabinie samochodu. W takim znaczeniu należy rozumieć zwrot „nieprzedłożenie rachunku za nocleg”.

Sytuacja ta ma miejsce, gdy pracownik jest w podróży służbowej. Zmuszony jest do przenocowania, ale nie korzysta z hotelu. Oznacza to, że "nie przedkłada rachunku za nocleg", a pracodawca nie zapewnił mu "bezpłatnego noclegu".
W takim przypadku pracownik, bez względu na to, gdzie nocował i jakie koszty z tego tytułu poniósł, nabywa prawo do ryczałtu z § 9 ust. 2 rozporządzenia. W związku z tym, roszczenia powoda dot. ryczałtu za noclegi nie można zwalczyć zarzutem odwołującym się do art. 8 kodeksu pracy.

Prawo dochodzenia roszczeń, wynikających z obowiązujących przepisów, nie jest bowiem sprzeczne z zasadami współżycia społecznego lub społeczno-gospodarczym przeznaczeniem. Ryczałtu za nocleg nie uzależnia się od faktycznie poniesionych kosztów. Zatem jego wypłata przysługuje również wówczas, gdy pracownik nie poniósł żadnych kosztów z tytułu noclegów.

Zagraniczne podróże służbowe

Bezsprzecznie, pracownik może zostać wysłany w podróż służbową za granicę Polski. Jak wobec tego wyglądają regulacje dot. zagranicznych podróży służbowych?

Wysokość diet zagranicznych znajduje się w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Diety, różnią się wysokością w zależności od kraju, do którego odbywa się podróż służbowa. Pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin i następnie za każdą pełną dobę podróży. Połowa – od ponad 8 do 12 godzin. Natomiast do 8 godzin naliczana jest jedna trzecia diety.

Kolejną kwestią jest rodzaj środka transportu, którym porusza się pracownik. Również w tej sytuacji inaczej naliczany jest czas trwania delegacji. W rezultacie, w przypadku środka komunikacji:

  • lądowej – czas podróży rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
  • lotniczej – czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morskiej – czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

Podobieństwo do krajowych podróży służbowych

Pracodawca, by poprawnie rozliczyć czas trwania podróży służbowej, ma prawo wymagać od pracownika udokumentowania wyjazdu z kraju. Sposobem udokumentowania może być bilet na określony środek transportu oraz dotarcia na miejsce. Oczywiście, pracownik musi podać godzinę przyjazdu i wyjazdu.

Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy jest ono opłacane w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25%. diety. W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, wartość diety pomniejsza się. Za śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja 30% diety.

Noclegi rozlicza się na podstawie rachunku wystawionego przez hotel. Warto pamiętać o limitach, które obowiązują pracownika. Tzn. jeżeli pracownik uzasadni przekroczenie limitu, pracodawca może go uwzględnić.

W przypadku, gdy pracownik nie przedłoży rachunków hotelowych – przysługuje mu 25% limitu noclegu (innego w zależności od kraju)
Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg. Natomiast dojazd rozlicza się podobnie, jak w przypadku podróży służbowych krajowych.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową za granicą przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Co ciekawe, pracownik posiada także ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej. Wynosi on 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży. Nie dotyczy to jednak pracowników, którzy odbywają podróż służbową prywatnym autem oraz gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatny dojazd.

Należności za inne wydatki przy zagranicznych podróżach służbowych

Inne wydatki w zagranicznej podróży służbowej kształtują się analogicznie do krajowej podróży służbowej.
Możliwy jest także zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg. Wyłącznie w sytuacji, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Ponadto, pracownik może liczyć na zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem choroby, którą nabył podczas podróży służbowej. Zwrot kosztów dot. także zakupionych, niezbędnych leków. Nie dotyczy on np. chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów. W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

A jak wygląda kwestia zaliczek?

Zaliczki wypłaca się najczęściej w walucie docelowego kraju podróży. Równowartość zaliczki może być wypłacona także w walucie polskiej za zgodą pracownika. Pracownik musi otrzymać zaliczkę w celu pokrycia niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju jeszcze przed wyjazdem. Pracodawca może przesłać podwładnemu kolejną zaliczkę w przypadku, gdy wydatki okażą się wyższe niż kwota pierwszej zaliczki.

Odmowa udziału w podróży służbowej

Bezsprzecznie jest to kwestia dość problematyczna. Podróż służbowa jest częścią wykonywanej pracy, a pracodawca liczy na jej odbycie. Jednak w niektórych przypadkach możliwa jest odmowa wyjazdu służbowego. W związku z tym, odmówić udziału w podróży służbowej mogą:

  • kobiety w ciąży;
  • pracownicy opiekujący się dzieckiem do lat czterech;

W tej sytuacji, pracodawca musi każdorazowo uzyskać ich uprzednią zgodę na dany wyjazd. Oczywiście, ograniczenia wyjazdu mogą wynikać także z zasad współżycia społecznego (np. z niepełnosprawności pracownika, która wpływa w sposób negatywny na jego zdolność do samodzielnego i swobodnego przemieszczania się.

chevron-down
Copy link