Oświadczenie o zachowaniu poufności

Oświadczenie o zachowaniu poufności może być częścią innej umowy lub odrębnym oświadczeniem. Najczęściej oświadczenie takie jest składane w związku z zawarciem przez strony jakiejś innej umowy, realizacją wspólnie określonego projektu, prowadzeniem negocjacji w określonej sprawie. Oświadczenie dotyczy sytuacji, gdy tylko jedna strona będzie ujawniać informacje i tylko jedna jest zobowiązana do zachowania poufności.

Kwestii zachowania poufności dotyczy art. 721 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym artykułem jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów. Chyba że strony uzgodniły inaczej. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Z kolei ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji w art. 11 ust. 4 definiuje, jakie informacje w szczególności stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Forma

Forma oświadczenia nie jest regulowana przepisami kodeksu cywilnego ani innymi ustawami. Wobec tego oświadczenie może być złożone w dowolnej formie. Jednakże bezpieczniej jest składać takie oświadczenie w formie pisemnej. Pomoże to w przypadku rozbieżności interpretacyjnych czy w ewentualnym sporze sądowym.

Informacje poufne

W oświadczeniu należy skonkretyzować przedmiot objęty tajemnicą poufności wedle swojego zapotrzebowania. Zgodnie z definicją z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji tajemnicą przedsiębiorstwa są nieujawnione do wiadomości publicznej informacje:

  • techniczne,
  • technologiczne,
  • organizacyjne przedsiębiorstwa lub
  • inne informacje posiadające wartość gospodarczą,

co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Strony mogą bardziej szczegółowo i precyzyjnie określić, jakie informacje są informacjami poufnymi. Interpretacji poszczególnych składników definicji tajemnicy przedsiębiorstwa dokonał m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 18.01.2013 r. (II SA/Wa 1328/12), zgodnie z którym Informacja ma charakter technologiczny, kiedy dotyczy najogólniej rozumianych sposobów wytwarzania, formuł chemicznych, wzorów i metod działania. Za informację organizacyjną przyjmuje się całokształt doświadczeń i wiadomości przydatnych do prowadzenia przedsiębiorstwa, niezwiązanych bezpośrednio z cyklem produkcyjnym. Informacja handlowa obejmuje, najogólniej, całokształt doświadczeń i wiadomości przydatnych do prowadzenia przedsiębiorstwa, niezwiązanych bezpośrednio z cyklem produkcyjnym.

W wyroku z dnia 4.04.2014 r. (II SA/Wa 2406/13) Wojewódzki Sąd Administracyjny wskazał, iż Na tajemnicę przedsiębiorstwa składają się takie informacje należące do tegoż podmiotu, których przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie albo nabycie od osoby nieuprawnionej zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Warunkiem respektowania tej tajemnicy jest uprzednie złożenie w odniesieniu do konkretnych informacji zastrzeżenia, że nie mogą być one ogólnie udostępnione.

Sposób postępowania

Ważne jest określenie sposobu postępowania z daną informacją. Jak kontrahent ma obchodzić się z uzyskaną informacją, jakich środków bezpieczeństwa ma przestrzegać, aby dochować poufności.

Odpowiedzialność

Bardzo ważną kwestią jest określenie odpowiedzialności za naruszenie poufności. Odpowiedzialność z tytułu naruszenia klauzuli poufności może być uregulowana w dwojaki sposób. Pierwszym z nich jest regulacja na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Drugim sposobem jest wprowadzenie kar umownych. Gdy odpowiedzialność za naruszenie klauzuli poufności będzie uregulowana na zasadach ogólnych, strona poszkodowana będzie zobowiązana do wykazania poniesionej z tego tytułu szkody. W przypadku ujawnienia informacji poufnych wyliczenie takiej szkody jest z reguły dość trudne. Z tego też powodu częstą praktyką jest wprowadzanie kar umownych na wypadek naruszenia klauzuli poufności.

Kara umowna umożliwia naprawienie szkody bez potrzeby wykazywania faktu powstania szkody i jej wysokości. Wystarczy wykazać fakt naruszania zobowiązania i fakt zastrzeżenia kary umownej na tę okoliczność. Oświadczenie powinno wskazywać wysokość kary umownej. Należy pamiętać, iż istotnym zapisem w przypadku kary umownej jest to, by upoważnić do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej. W razie bowiem wprowadzenia zapisu o karze umownej uprawniony do kary będzie mógł żądać tylko zapłaty kary. Będzie to miało miejsce nawet, gdy poniesie szkodę znacznie przekraczającą wysokość zastrzeżonej kary. Aby strona była uprawniona do żądania dodatkowego odszkodowania (ponad karę umowną), niezbędne jest wprowadzenie zapisu uprawniającego do żądania odszkodowania przekraczającą wysokość zastrzeżonej kary.

Definicja czynu nieuczciwej konkurencji

Ponadto zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy.

W przypadku więc nieuprawnionego ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa podmiot ujawniający ponosi odpowiedzialność także na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Zgodnie z art. 18 tej ustawy w razie dokonania czynu nieuczciwej konkurencji przedsiębiorca, którego interes został zagrożony lub naruszony, może żądać:

  • zaniechania niedozwolonych działań;
  • usunięcia skutków niedozwolonych działań;
  • złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie;
  • naprawienia wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych;
  • wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych;
  • zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji nosił znamiona zawinienia

Sąd, na wniosek uprawnionego, może orzec również o wyrobach, ich opakowaniach, materiałach reklamowych i innych przedmiotach bezpośrednio związanych z popełnieniem czynu nieuczciwej konkurencji. W szczególności sąd może orzec ich zniszczenie lub zaliczenie na poczet odszkodowania.

Zgodnie natomiast z art. 23 w/w ustawy kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Tej samej karze podlega, kto, uzyskawszy bezprawnie informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, ujawnia ją innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej.

Czas trwania obowiązku zachowania poufności

Czas trwania obowiązku zachowania poufności jest bardzo ważnym elementem oświadczenia o zachowaniu poufności.  Według art. 11 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji tajemnica trwa tak długo, jak informacja jest poufna i ma wartość gospodarczą, tzn. jest obowiązkiem bezterminowym. Można ustalić, iż obowiązek zachowania poufności trwa do momentu, aż informacja nie stanie się powszechnie znana. W oświadczeniu można także zastrzec termin (konkretny okres czasu, np. 5 lat) albo zdarzenie, które ten obowiązek wyłącza. Należy zwrócić uwagę, iż jeśli oświadczenie składa osoba, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, to wtedy czas trwania poufności wynosi trzy lata od ustania stosunku umownego, chyba że umowa stron stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy.

Zabezpieczenie po zakończeniu współpracy

Warto zawrzeć w oświadczeniu postanowienia, co odbiorca informacji powinien z nimi zrobić po zakończeniu współpracy (tj. np. rozwiązaniu umowy, w związku z którą nastąpiło ujawnienie informacji i złożenie przedmiotowego oświadczenia) albo po osiągnięciu uzgodnionego celu. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zawarcie zobowiązania do zwrócenia danych, jak i zniszczenia ich kopii. Zawierając taki zapis, nie będzie żadnych wątpliwości, iż po zakończeniu współpracy były kontrahent nie powinien być w posiadaniu żadnych informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Czytaj również:

Nieuczciwa konkurencja: zakazane reklamy

Czyny nieuczciwej konkurencji

Kara umowna nie może być „karą” za wypowiedzenie umowy