Zaliczka na poczet wydatków w postępowaniu cywilnym – kiedy musi zostać uiszczona?

Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego regulują kwestie związane z obowiązkiem wpłacenia zaliczki na pokrycie wydatków połączonych z czynnością, o której podjęcie wnosi strona. Jego treść stanowi praktyczną realizację zasady kontradyktoryjności. Zasada ta ujmowana w sposób całościowy oznacza, że strona ma nie tylko udowodnić swoje twierdzenia, lecz także pokryć koszty związane z prowadzeniem wnioskowanych czynności procesowych. Pokrycie to odbywa się natomiast uprzedzająco przez wpłacenie odpowiedniej zaliczki. Kiedy musi zostać uiszczona zaliczka w postępowaniu cywilnym?

Wydatki w sprawach cywilnych

Wydatki zaliczane są do kosztów sądowych (art. 2 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej jako „uksc”). Rodzaje wydatków przykładowo wymienia art. 5 tej ustawy.

Obejmują one w szczególności:

• koszty podróży strony zwolnionej od kosztów sądowych związane z nakazanym przez sąd jej osobistym stawiennictwem;
• koszty przeprowadzenia innych dowodów;
• zwrot kosztów podróży i noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów świadków;
• wynagrodzenie i zwrot kosztów poniesionych przez biegłych, tłumaczy oraz kuratorów ustanowionych dla strony w danej sprawie;
• koszty przewozu zwierząt i rzeczy, utrzymywania ich lub przechowywania;
• zryczałtowane koszty przeprowadzenia dowodu z opinii opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów;
• wynagrodzenie należne innym osobom lub instytucjom oraz zwrot poniesionych przez nie kosztów;
• koszty ogłoszeń; koszty osadzenia i pobytu w areszcie;
• ryczałty należne kuratorom sądowym za przeprowadzenie wywiadu środowiskowego w sprawach: o unieważnienie małżeństwa, o rozwód oraz separację, a także za uczestniczenie przy ustalonych przez sąd kontaktach rodziców z dziećmi;
• koszty wystawienia zaświadczenia przez lekarza sądowego oraz koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd.

Zaliczka na poczet wydatków

Zaliczką, którą zobowiązana jest uiścić strona wnosząca o podjęcie czynności połączonej z wydatkami, jest przewidywana kwota tych wydatków. Wpłacana z góry na ich poczet. Istnieje obowiązek uiszczenia jedynie przewidywanej kwoty wydatków generowanych przez wnioskowaną czynność procesową. Wynika to z faktu, że ich ostateczna wysokość nie jest z góry znana. Ustala się ją natomiast dopiero wraz z przeprowadzeniem czynności, które się z nią wiążą. Stąd też brak jest zatem możliwości analogicznej do tej, jaka ma miejsce w przypadku opłat. Mowa o uzależnieniu przeprowadzenia czynności od pokrycia wydatku przez stronę.

Zgodnie z art. 130(4) § 1 ustawy Kodeks postępowania cywilnego (dalej jako „kpc”) strona, która wnosi o podjęcie czynności połączonej z wydatkami, obowiązana jest uiścić zaliczkę na ich pokrycie w wysokości i terminie oznaczonym przez sąd. Obowiązek uiszczenia zaliczki zasadniczo spoczywa więc na stronie, która wnosi o podjęcie czynności połączonej z wydatkami. Zobowiązanie do uiszczenia zaliczki może jednak dotyczyć również obu stron. Jeżeli bowiem więcej niż jedna strona wnosi o podjęcie czynności, sąd zobowiązuje każdą stronę, która z czynności wywodzi skutki prawne, do uiszczenia zaliczki w równych częściach lub w innym stosunku według swego uznania.

Zaliczka w postępowaniu cywilnym – wysokość i termin jej uiszczenia

Złożenie przez stronę wniosku o dokonanie czynności połączonej z wydatkami obliguje z kolei sąd do wydania postanowienia. Zostaje w nim oznaczona wysokość zaliczki na pokrycie wydatków oraz termin jej uiszczenia. Brzmienie art. 130(4) § 1 kpc jednoznacznie przesądza bowiem o tym, że wysokość zaliczki określa sąd. Zaliczkę należy ustalić w wysokości, która będzie odpowiednia w stosunku do pokrycia przewidywanych lub rzeczywistych wydatków. Jeżeli okazuje się, że przewidywane lub rzeczywiste wydatki są większe od wniesionej zaliczki, przewodniczący wzywa o jej uzupełnienie. Stosuje przy tym natomiast reguły obowiązujące przy wzywaniu do uiszczenia pierwotnej zaliczki. Stanowi o tym art. 130(4) § 3 kpc.

Zgodnie z art. 130(4) § 2 kpc przewodniczący wzywa stronę zobowiązaną do wniesienia zaliczki, aby w wyznaczonym terminie nie dłuższym niż dwa tygodnie zapłaciła oznaczoną kwotę. Co jednak w sytuacji, gdy strona zobowiązana mieszka lub ma siedzibę za granicą i nie ma w kraju przedstawiciela? Wówczas termin, o którym mowa w § 1, wynosi miesiąc. Przy czym gdyby doręczenie wezwania miało mieć miejsce poza terytorium Unii Europejskiej, oznacza się termin nie krótszy niż trzy miesiące.

Zaliczka w postępowaniu cywilnym – konsekwencje braku uiszczenia

Uiszczenie zaliczki na pokrycie wydatków połączonych z podjęciem wnioskowanej czynności jest warunkiem jej przeprowadzenia. Zgodnie ze wspomnianym wcześniej art. 130(4) § 4 kpc sąd podejmie czynność połączoną z wydatkami, jeżeli zaliczka zostanie uiszczona w oznaczonej wysokości. Oznacza to, że w praktyce sąd wstrzymuje dokonanie czynności połączonej z wydatkami do czasu uiszczenia zaliczki we wskazanej wysokości. Podjęcie takiej czynności następuje po zapłacie zaliczki w oznaczonej wysokości i w wyznaczonym terminie. Tym samym, w przypadku wnioskowania przez stronę o przeprowadzenie czynności dowodowej łączącej się z wydatkami, należy uznać, że nie ma podstawy do dopuszczenia dowodu w sytuacji, gdy istnieje stan niepewności co do tego, czy czynność niezbędna do tego, by dowód przeprowadzić, tj. uiszczenie zaliczki, w ogóle nastąpi. Innymi słowy, uzasadnione jest wzywanie do uiszczenia zaliczki po zgłoszeniu wniosku o przeprowadzenie dowodu, a przed wydaniem postanowienia o jego przeprowadzeniu.

Wyjątek w zakresie wstrzymania dokonania czynności połączonej z wydatkami do czasu uiszczenia zaliczki dotyczy sytuacji, w której przepisy ustawy przewidują obowiązek działania i dokonywania czynności połączonej z wydatkami z urzędu. Wówczas sąd zarządza wykonanie tej czynności. Kwotę potrzebną na ich pokrycie wykłada natomiast tymczasowo Skarb Państwa. Stanowi o tym art. 83 uksc.